Bonjour Mara ! Où travaillez-vous ?
Bonjour, je m’appelle Mara, je travaille chez spiritsEUROPE, une association européenne. SpiritsEUROPE représente fièrement l'un des secteurs d'exportation agroalimentaire les plus précieux d'Europe et les intérêts des associations de producteurs de spiritueux, ainsi que de grandes entreprises multinationales.
La mission de spiritsEUROPE est de représenter, défendre et promouvoir le secteur européen des spiritueux et d'aider ses membres à atteindre une croissance commerciale durable.
À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?
J'ai débuté il y a plus de 15 ans dans une société de réassurances américaine, Everest Advisors, en tant qu'Assistante administrative. Au fur et à mesure des années, mes tâches ont évoluées, sont devenues plus complexes, et plus centrées sur l'Office Management. Après de 5 ans en tant qu'Office Assistant et Assistante de la directrice (Branch Manager), j'ai été nommée Office Manager. Au total, j’ai travaillé 11 ans pour Everest Advisors.
En 2017, j’ai travaillé pour la Banque Nationale de Belgique, en tant qu’Assistante de Management et Documentaliste, j’étais très fière d’avoir pu travailler pour une organisation Belge Francophone et Néerlandophone. En résumé, j'ai eu une expérience professionnelle très enrichissante.
En 2020, au milieu de la pandémie Covid19, je me suis lancé dans une nouvelle aventure professionnelle chez spiritsEUROPE en tant qu’Office Manager.
Je travaille avec une petite équipe de 10 personnes et je rapporte directement à notre Directeur Général avec qui je m’entends bien et qui me permet de travailler à mon propre rythme pour gérer ce poste très polyvalent. Je m'occupe des Ressources Humaines, de la comptabilité, de l'organisation de nos événements (conférences, réunions, voyages etc) et également du bien-être au bureau :)
Quel est ce petit plus qui vous différencie ?
Je suis très ouverte d’esprit, curieuse, sociable et j’adore travailler dans une ambiance multiculturelle !
Comment votre journée est-elle organisée ? Avez-vous une routine spécifique ?
Ma journée est devenue virtuelle, un bonjour et un sourire quand on se connecte sur Team ou Zoom.
Puis, un échange sur le planning et l’organisation de la semaine. Ensuite, je regarde mon calendrier et le calendrier partagé, mes « to do list », je réponds à mes emails, quelques appels avec les collègues, membres ou fournisseurs et voilà, c'est partie pour la journée !
C’est quoi les galères d’un Office Manager ?
Pour gérer toutes les galères, il faut être une « Person with a problem-solving mindset ». C’est un talent essentiel pour pouvoir faire face à des problèmes et il faut parfois être un « Speedy Gonzales » pour trouver des solutions à la dernière minute ;)
Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?
Un cadre de travail convivial, des bonnes interactions avec les collègues et être reconnu et apprécié pour les efforts accomplis.
Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?
Avec la pandémie de Covid19, j’ai dû mettre beaucoup choses en place, au niveau RH, la convention du télétravail, fournir aux employés le matériel informatique nécessaire pour faire du télétravail, avoir de nouveaux logiciels pour pouvoir se connecter virtuellement.
Au niveau comptable, j’ai fait les demandes nécessaires pour pouvoir tout gérer de façon digitale auprès de la Banque et des fournisseurs. Une période difficile, mais j'ai réussi et j'en suis fière !
Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?
Ça ne m’arrive pas souvent ! Quand ça m’arrive, on échange des idées et des expériences, potentiellement intéressantes à appliquer dans des situations similaires.
Où vous voyez-vous dans 5 ans ?
J’espère être toujours chez spirtsEUROPE. Je souhaite continuer à organiser les événements de l'association qui n'ont pas pu avoir lieu à cause de la Covid19.
Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?
Pour devenir un Office Manager: il faut avoir un grand sens de l’organisation, de la responsabilité, de la flexibilité, être proactive, structuré, avoir de l’empathie, sociable, faire respecter les directives, guider les collègues, savoir partager les tâches, pouvoir improviser, toujours avoir un plan A et B, et surtout rester calme et cool dans les moments de stress.
Pour vous, c’est quoi la magie ?
Un collaborateur heureux, satisfait et avoir la confiance de vos collègues et du Directeur Général, c’est ça la magie.
Un petit mot pour terminer ?
En tant qu’Office Manger, je suis très heureuse, car chaque jour est différent, il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre, c’est une belle carrière professionnelle avec plein de défis, lancez-vous !
Je remercie mes employeurs précédents et mon employeur actuel spiritsEUROPE, à votre santé !
