Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

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Sur Magic Office, nous faisons régulièrement référence à la matrice d’Eisenhower, en tant qu’outil indispensable pour gérer votre temps et prioriser vos tâches. Et pourtant, ô sacrilège, nous n’y avions jamais consacré un article ! Voilà désormais chose faite. Découvrez comment utiliser cet outil pour gérer votre temps de la manière la plus efficace !

Pour tout comprendre :

Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Imaginez-vous arriver un mardi matin au bureau : votre agenda est bien rempli pour la journée. Mais en plus de cela, des demandes additionnelles de vos collègues et de votre boss viennent s’ajouter : vous ne savez même plus par où commencer ! Résultat, vous n’arrivez pas à vous concentrer sur une seule tâche et vous êtes stressé. Same old story.

Le stress lié au temps est la source de stress la plus répandue : on a trop de travail à faire en trop peu de temps. La solution ? La matrice d’Eisenhower qui permet de prioriser vos tâches et déterminer lesquelles sont vraiment essentielles. Tout dans cet outil est basé sur un principe : urgent VS important, de façon à gérer son temps efficacement et d’améliorer sa capacité à gérer les priorités

Et pour la petite anecdote à sortir au prochain événement d’Office Manager, Dwight D. Eisenhower était le 34° président des Etats-Unis. Lors d’un discours, il a déclaré « J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent ». La légende était née.

eisenhower

Urgent et important : quelles différences ?

La distinction entre urgent et important est essentielle pour appliquer la matrice d’Eisenhower, pour ne pas avoir de délais trop serrés, minimiser le stress et surtout, pour gagner en productivité. En effet, il s’agit de se consacrer à des tâches importantes, et pas seulement à des tâches urgentes.

Important : les tâches importantes sont celles qui nous conduisent à atteindre nos objectifs. Tout simplement.

Urgent : les tâches urgentes demandent une attention immédiate. Bien souvent, elles permettent non pas d’atteindre nos propres objectifs, mais ceux des autres. C’est souvent les tâches sur lesquelles on se consacre en priorité, car ne pas les traiter à des conséquences immédiates (grosso modo : vous vous faites gueuler dessus car vous avez du retard).

L’idée avec la matrice d’Eisenhower est de différencier les tâches importantes des tâches urgentes, pour venir contrer notre tendance naturelle à nous consacrer à des tâches urgentes, mais sans importance. Il s’agit de prendre du recul et de hiérarchiser. En bref, d’arrêter de jouer les pompiers en permanence. Ainsi, on dispose de davantage de temps pour faire ce qui est essentiel à l’atteinte de nos objectifs et à notre succès.

Utiliser la matrice d’Eisenhower

Prêt à assurer une bonne gestion de votre planning et à gérer vos priorités de manière ultra efficace ? Pour commencer, listez tout ce que vous avez à faire. Si vous utilisez une to-do list, basez-vous sur celle-ci. Listez tout ce qui vous prend du temps au travail, même si cela vous paraît sans importance. Prenez ensuite chaque tâche, et placez-les dans une des 4 cases du schéma ci-dessous.

matrice d'eisenhower

Important et Urgent

On commence par les tâches en priorité 1 : celles qui sont importantes ET urgentes. Bon, il ne va pas falloir traîner, c’est clairement les tâches qu’il faut exécuter maintenant.

Mais dans cette catégorie, on peut encore distinguer deux sous-ensembles de tâches :

  • celles qui n’auraient pas pu être prévues (un dossier important et urgent qui arrive à la dernière minute un vendredi soir à 17h30…ça vous parle ?)
  • celles que vous auriez pu avoir prévues, mais sur lesquelles vous avez procrastiné jusque-là.

Pour ce deuxième type de tâche, vous pourriez les éliminer en planifiant vos actions à l’avance et en évitant la procrastination (plus facile à dire qu’à faire, c’est sûr…).

En revanche, il est clair qu’il y aura toujours des imprévus et des sollicitations de dernière minute : « il faut à tout prix que tu me fasses ça pour avant-hier ! ». Après tout, vous êtes Office Manager ! La meilleure technique est alors de réserver dans votre emploi du temps des créneaux pour la gestion des imprévus : 2 heures par semaine, 4h par semaine… À vous de définir la bonne durée à prévoir en fonction de la capacité de vos collègues et de votre boss à vous solliciter au dernier moment.

L’idée est d’éviter au maximum de se retrouver avec des tâches importantes ET urgentes, car vous n’avez pas le choix : vous devez vous y consacrer illico. Réfléchissez à comment vous pouvez davantage planifier vos tâches importantes, avant que celles-ci ne deviennent urgentes.

Important, mais pas urgent

Ce sont donc les tâches qui vous permettent d’accomplir vos objectifs.

Encore une fois, assurez-vous de planifier ces tâches, pour pouvoir les traiter correctement avant qu’elles deviennent urgentes. Elles sont essentielles à votre succès ! Même si paraît évident, la planification est primordiale pour maîtriser son temps.

Pas important, mais urgent

Les tâches non importantes mais urgentes, le vrai coupable de votre manque de temps et de votre stress ! Ce sont elles qui vous empêchent de passer du temps sur les tâches importantes, et donc d’atteindre vos objectifs. Dans la mesure du possible, essayer de déléguer ses tâches, même si bien sûr, en tant qu’Office Manager, ce n’est pas toujours évident.

Très souvent, ce genre de tâche vient des autres personnes, ce sont des demandes que l’on vous fait. Vous faites face à des interruptions, dont vous vous seriez bien passés. Parfois, il convient de tout simplement répondre « non » à ces personnes, ou de les inciter à s’en occuper elle-même. Pour cela, il y a l’art et la manière, on vous explique tout dans notre article « Apprendre à dire non quand on est Office Manager »

Une autre façon de voir les choses est d’organiser des points réguliers avec les personnes qui vous font régulièrement ce genre de demande au dernier moment (appelons-les les enquiquineurs, pour rester poli). L’idée est de régler toutes les demandes d’un coup lors de ces réunions, pour éviter d’être interrompu lorsque vous travaillez sur des tâches importantes. Vous pouvez ainsi rester concentré plus longtemps sur celles-ci.

Pas important et pas urgent

Bon, là, on est dans des tâches quasi inutiles, des distractions. Si c’est envisageable, supprimez tout simplement ces tâches de votre to-do list : après tout, quelle conséquence, si ce n’est des conséquences positives dans votre gestion du temps et votre efficacité professionnelle ?

Tout comme les tâches pas importantes mais urgentes, ce sont souvent des personnes tierces qui vous en font la demande. Même principe, apprenez à dire non au maximum à ce genre de tâche. Lorsque les gens observent que vous avez des objectifs clairs et définis, et une organisation militaire, ils y réfléchissent à deux fois avant de vous interrompre pour une demande sans importance.

Voilà tout ! La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour définir vos priorités, gagner du temps, être efficace, et s’éviter un stage de 18 mois en gestion du stress. L’essayer, c’est l’adopter !

Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est une méthode permettant de hiérarchiser les tâches et les objectifs de manière à utiliser son temps efficacement. Dans cet article, je vais vous expliquer comment elle fonctionne, puis je vous ferai part de ma propre matrice Eisenhower et vous expliquerai ce qu'elle fait pour moi. La matrice Eisenhower a été créée par Dwight D. Eisenhower, qui l'a utilisée pour hiérarchiser ses tâches en tant que commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale.

Il divisait les tâches de chaque jour en quatre catégories : Urgent, Important, Pas urgent mais important, et Pas important mais urgent. L'idée est de passer plus de temps sur les tâches importantes et urgentes et moins de temps sur les tâches non importantes et urgentes. Mais comment déterminer ce qui est important ? Et ce qui est urgent ? La matrice est conçue pour vous aider à répondre à ces questions.

Pourquoi matrice Eisenhower ?

Ce qu'Eisenhower ne réalisait pas, c'est qu'il avait créé une nouvelle façon de voir le monde. Il s'agissait d'un cadre externe qui permettait aux gens de comparer et de combiner les problèmes militaires et non militaires.

Il a donné à tout le monde, des présidents aux organisateurs de base, un moyen simple de réfléchir à tous les problèmes auxquels ils étaient confrontés. Elle est devenue, pendant un certain temps, le moyen canonique pour nous tous de réfléchir à la manière dont nous nous situons dans l'ensemble du tableau. La matrice d'Eisenhower est simple à expliquer, mais ses effets sont profonds. Comme vous le verrez ci-dessous, elle peut être utilisée d'une manière qu'Eisenhower n'aurait jamais pu imaginer et par des personnes qui ne savent même pas qu'elle porte un nom. Et elle est plus pertinente aujourd'hui que jamais.

La matrice s'est révélée si utile que les personnes qui tentent de résoudre des problèmes complexes - qu'il s'agisse de scientifiques, de gestionnaires ou de militants - l'ont adoptée sans même connaître ses origines. Il s'avère qu'une fois que vous avez vu la matrice, vous ne pouvez pas ne pas la voir. On commence à la voir dans des endroits où l'on ne s'attend pas à la trouver : réunions de stratégie d'entreprise, matchs de football, romans, salles de classe...

Quand utiliser la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower, parfois appelée boîte d'Eisenhower ou matrice de décision, est un outil d'organisation des tâches et des responsabilités. Elle divise les tâches en quatre quadrants basés sur l'urgence et l'importance, comme suit : La raison pour laquelle on l'appelle la matrice Eisenhower est que Dwight Eisenhower aurait utilisé cette approche pour gérer sa charge de travail présidentielle et militaire.

Tout le monde n'est pas d'accord sur le fait qu'il l'ait réellement fait, mais le cadre vaut quand même la peine d'être exploré. Les tâches et les responsabilités peuvent être classées en fonction de leur urgence et de leur importance. Si vous envisagez une seule journée, comme dans l'exemple de matrice ci-dessous, il s'agit des tâches et des responsabilités d'une journée.

Cependant, si vous envisagez une période de temps plus longue (une semaine ou un mois), vous pouvez placer vos tâches "d'aujourd'hui" dans ce contexte plus large. Si vous vous concentrez sur un projet particulier (votre travail de fin d'études, par exemple), attribuez chacune des tâches du projet à l'un des quadrants. Cette feuille de travail fait partie de : L'étudiant productif : How to Get More Done in School (Worksheets) (Cliquez ici pour obtenir les 3 feuilles de travail)

Comment prioriser les actions ?

La matrice Eisenhower a été créée dans les années 1950 par Dwight Eisenhower, un homme qui devait faire des choix difficiles tous les jours. Il était le commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale et a ensuite été président des États-Unis. Il s'agit d'un outil simple mais puissant qui peut vous aider à organiser vos tâches afin d'être plus productif. Ike a divisé toutes ses tâches en quatre quadrants, comme le montre le tableau suivant :

  • Quadrant 1 : Urgent et important
  • Quadrant 2 : Pas urgent mais important
  • Quadrant 3 : Urgent mais pas important
  • Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Une fois que vous avez décidé de l'importance et de l'urgence de vos tâches, vous devez commencer par travailler sur les tâches du quadrant 1 (urgent et important). Lorsque vous avez terminé, passez au quadrant 2 (non urgent mais important). Puis passez au quadrant 3 (urgent mais pas si important). Enfin, occupez-vous des tâches du quadrant 4 (pas urgentes et pas très importantes). *Une tâche à la fois urgente et importante est quelque chose qui doit être fait immédiatement.

Imaginons que vous soyez confronté à une décision difficile. Vous voulez prendre la meilleure décision possible, et vous voulez le faire rapidement.

Quelle est la meilleure stratégie ? L'une des approches consiste bien sûr à tout analyser soigneusement et à choisir l'option qui semble la meilleure dans l'ensemble. Le problème de cette approche est qu'elle prend trop de temps : premièrement, parce qu'il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser, et deuxièmement, parce que même si vous avez choisi les bonnes choses auxquelles réfléchir, la réflexion elle-même prend du temps. (Si vous avez déjà connu un de ces jours où vous réfléchissez intensément à quelque chose et où vous vous rendez soudain compte que quatre heures se sont écoulées, vous savez de quoi je parle). Une meilleure approche consiste à réduire le nombre d'options.

Si vous pouvez réduire le problème à deux ou trois options seulement, vous n'avez pas besoin de tout analyser en détail ; vous pouvez plutôt utiliser une simple heuristique comme "choisir celle qui semble la meilleure". Cette approche présente ses propres problèmes. Que se passe-t-il s'il y a deux ou trois options également bonnes ? Ou si aucune d'entre elles ne semble bonne ? Il existe encore des moyens de réduire davantage vos options : éliminez toutes les options qui impliquent de faire quelque chose en plus de réfléchir ; éliminez toutes les options qui prendraient plus de quelques minutes ; éliminez

Quels sont les quatres critères de la matrice d'Eisenhower ?

Les quatre critères de la matrice d'Eisenhower sont :

  • 1. Urgent vs. important
  • 2. Important vs. non urgent
  • 3. Pas urgent ou pas important
  • 4. Ni urgent ni important

Si une tâche est à la fois urgente et importante, vous allez vous y atteler immédiatement. Si une tâche est à la fois peu importante et non urgente, vous pouvez l'ignorer jusqu'à ce que vous ayez plus de temps ou qu'elle devienne urgente. En attendant, ne vous en occupez pas, nettoyez votre bureau ou jouez avec vos enfants.

Si une tâche est à la fois sans importance et urgente, déléguez-la immédiatement. Déléguez-la à nouveau s'ils ne la font pas assez bien ou assez vite, ou s'ils ont des demandes contradictoires sur leur temps. Ne laissez pas ce genre de tâche vous dépasser ; débarrassez-vous-en dès que vous pouvez dégager le temps nécessaire pour le faire sans nuire à son importance ou à son urgence. Si une tâche n'est ni urgente ni importante, vous pouvez l'ignorer pour l'instant, car rien de mauvais n'arrivera si vous ne la faites pas, et rien de particulièrement bon n'arrivera si vous vous y mettez tout de suite.

Quelle est l'utilité de la matrice de priorité ?

L'objectif de la matrice des priorités est de concentrer l'équipe sur les domaines où elle peut avoir le plus d'impact. Pour ce faire, il est important de pouvoir communiquer un sentiment d'urgence. Si vous demandez à des personnes de travailler sur quelque chose qui n'est pas urgent, elles se demanderont à juste titre pourquoi elles le font, et leur énergie diminuera en conséquence.

Dire à quelqu'un que ce sur quoi il travaille actuellement n'est pas urgent va évidemment le rendre moins heureux. Vous devez donc trouver un moyen de faire savoir qu'un certain projet est urgent sans lui dire qu'un autre projet ne l'est pas. Le meilleur moyen que j'ai trouvé pour y parvenir est la matrice des priorités.

La première chose à faire est de classer les projets en quatre catégories : priorité absolue, priorité élevée, priorité moyenne et faible priorité. Ensuite, vous éliminez la priorité absolue et la faible priorité. Tout le monde est d'accord pour dire que les projets prioritaires sont vraiment urgents, il n'y a donc pas besoin de communiquer davantage à leur sujet, et personne ne pense que les autres projets sont vraiment urgents, il n'y a donc pas besoin de communiquer davantage à leur sujet non plus. Ensuite, vous classez les projets restants en deux catégories : moyens élevés et moyens faibles. Ceux de la catégorie "high-medium" sont vraisemblablement plus importants que ceux de la catégorie "low-medium", mais pas aussi importants que ceux de la catégorie "high-medium".

 

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